上海云思智慧，推进上海交大环境学院，数字化会议建设

今年来,各行各业的数字化转型工作都在如火如荼地进行中,大数据、云计算、物联网的运用也为企业的发展注入长足的动力。高校是国家教育和科研的重要基地,也是社会文化和创新的重要源泉。在科技高速发展的时代搭上东风,以数字化驱动管理和运营效率,也是很多高校时刻思考的内容。

会议是高校管理和交流的重要方式,也是教学和研究的重要手段。搭载上海云思智慧企会通的上海交通大学环境科学与工程学院(下称“环境学院”),开启数字化会议新篇章。

01.上海交大环境学院

上海交通大学是教育部直属、上海市共建、中央直管的全国重点大学,其中上海交通大学环境科学与工程学院依托上海交通大学在工科、管理、医学等方面的学科基础,经过二十年快速发展,形成了在国内环境学科领域的特色优势,成为国际环境科学与工程领域具有一定影响的教学与科研机构。

如何将先进的会议管理思想、体系、方法论,与新一代信息技术融合,应用到会议规范管理和会议过程管理中,实现降本增效,是企业乃至高校亟待解决的问题。

02.撮合会议更快捷

高校内的会议和企业会议有本质上的区别,例如高校的会议参会人员更简单、时间更灵活、议程更简单等。然而把握住会议场景的使用场景后,便可以轻松掌握管理原则。

通过项目组与该用户的充分沟通,轻盈的在线会议预约,将会议预约、会议通知、占用会议室融合进一个动作中,会议撮合瞬间完成。会议预约界面中,会议室列表、会议室类型、容纳人数、可用设备、空余时间段等信息一览无余,有效避免传统会议安排存在的拥堵和重复工作问题。

会议预约完成后,系统会自动把会议时间、地点发送至参会人员邮箱,在会议开始前再次进行提醒,避免参会人遗漏会议。

03.会议状态更直观

上海云思智慧在每间会议室门口设置会议状态屏。会议状态屏可以进行会议室日程展示,同时与会议数字化平台系统连接,实时同步会议室状态和会议室信息,实现会议室资源精细化管理。

同时在任何地点,移动端扫描状态屏二维码也可以一键进行会议预约,便于师生随时随地预约会议。

针对日常会议较多的教师,骨干学员人群,上海云思智慧企会通以日程表的形式直观地展示本人全天的会议计划安排,相关的学习资料、议题、会议成果、参会人员等信息会前可查询,会后可追溯。

04.系统融合更轻便

上海云思智慧企会通与会议室门禁系统实现无缝对接。会议预约成功后,指定会议室的门禁自动授权给参会人,会议期间只有参会人可以刷码进入会议室,确保学院会议室的有序运营。

另外,上海云思智慧企会通将预约入口嵌入环境学院自有的教务系统网站和APP,与学院登入体系高度整合,统一的功能入口更方便师生查找和使用,同时也为上海云思智慧企会通无缝融入各类管理软件提供了更多可能。

上海云思智慧企会通上线后,凭借傻瓜式交互、便捷的管理、规范的流程获得在校师生的一致好评。明确参会人员、议程、时长能为环境学院缩短开会时间,提高会议室使用率;通过系统自动推送会议通知能够为环境学院降低沟通成本;会议系统联动门禁能保障环境学院会议的信息安全,充分发挥了数字化技术在高校会议管理中的优势,提升管理效率,降低管理成本。